segretaria di direzione



Panoramica
Formazione e Carriera
Mercato



Panoramica

La Segretaria di direzione supporta i vertici della struttura per la quale lavora nella gestione quotidiana delle attività, attraverso compiti di carattere sia organizzativo che esecutivo.

Il ruolo di questa figura ha subito nel tempo profondi cambiamenti che ne hanno complessivamente ridisegnato le funzioni: fino agli anni ’80 la Segretaria di direzione ricopriva mansioni di supporto ad un dirigente o un funzionario, per il quale eseguiva compiti quali lo smistamento della posta e delle telefonate, la gestione dell’agenda, la prenotazione di viaggi, ecc. A causa della flessibilizzazione delle strutture organizzative, questo profilo si è trovato a gestire, per conto della dirigenza, un numero molto più grande di informazioni. Tali nuove richieste, pur implicando maggiore autonomia e responsabilità, non sono state svincolate dalle mansioni di supporto tradizionalmente attribuite alla Segretaria: queste permangono anche se - come per ogni lavoro d’ufficio - sono molto agevolate dagli strumenti informatici, soprattutto negli aspetti ripetitivi e nell’operatività manuale. In genere, i compiti svolti da questa figura variano in base alle dimensioni dell’azienda, al settore in cui opera e all’ambito geografico e possono essere così suddivisi.

Compiti di supporto generale, come ad esempio organizzare e gestire l’agenda, gestire e archiviare la corrispondenza e filtrare le comunicazioni in ingresso e in uscita, organizzare riunioni, redigere verbali, scrivere rapporti, redigere lettere e comunicazioni e gestire il flusso informativo verso altre funzioni aziendali o verso l’esterno, gestire gli archivi informativi (privacy, procedure, documenti interni), diffondere procedure, regolamentazioni e prassi aziendali. 

Compiti di carattere funzionale, svolti ad esempio nell’ambito delle relazioni pubbliche come supporto alla pianificazione e all’organizzazione logistica di eventi, alla redazione di testi di carattere istituzionale e promozionale (discorsi, comunicati stampa, ecc.), nonché al reperimento di risorse specialistiche. Nell’ambito commerciale e del marketing tali compiti riguardano invece il supporto alla selezione e formazione dei venditori, alla pianificazione di appuntamenti su più agende, alla presentazione di prodotti oppure alla preparazione di contratti, alla partecipazione a gare e alla conduzione di trattative. In ambito amministrativo la Segretaria supporta la direzione nella pianificazione e nella programmazione economica, nella gestione dei rapporti con clienti e fornitori e nella pianificazione degli approvvigionamenti. Infine nell’ambito delle risorse umane essa fa da supporto alla gestione delle informazioni sul personale, nonché all’organizzazione della formazione e del reclutamento tramite i servizi per l’impiego, le agenzie di recruiting o le agenzie interinali.

Competenze

La Segretaria di direzione deve essere in grado di utilizzare i tradizionali supporti al lavoro d’ufficio (telefono, fax, fotocopiatrice, rilegatrice, ecc.) e gli strumenti informatici (programmi per la redazione di testi, l’elaborazione di calcoli e la gestione di archivi) compresi quelli legati ad Internet (posta elettronica, motori di ricerca, gestione delle funzioni di base dei siti aziendali, archiviazione di articoli e pagine web). La padronanza della lingua inglese è indispensabile, ma spesso è richiesta la conoscenza di almeno un’altra lingua straniera da scegliere in base al settore di attività. Più in generale, questa figura deve possedere buone doti di problem solving e deve saper gestire le relazioni con i colleghi, i superiori e i collaboratori esterni.

Formazione e Carriera

Formazione

Per esercitare questa professione è necessario almeno il possesso di un diploma, preferibilmente di maturità linguistica. Si va però delineando la richiesta di un livello culturale più elevato, pertanto la laurea è spesso considerata determinante. Questo lavoro si apprende per lo più sul campo, ma esistono brevi corsi di formazione e seminari di approfondimento (della durata di 2/4 giorni), che consentono di acquisire una maggiore professionalità.

Carriera

Un Segretaria di direzione con una lunga esperienza può arrivare ad assumere responsabilità manageriali.

Mercato

Situazione di Lavoro

La Segretaria di direzione può lavorare in strutture pubbliche o private che possono variare per dimensione o per settore economico. Essa ricopre funzioni di supporto e di collegamento con le diverse aree aziendali: Amministrazione, Acquisti, Marketing e Vendite, Produzione e Logistica, ecc. Questa figura è di norma inquadrata al II livello del CCNL, al quale appartengono i lavoratori con mansioni di concetto, tecniche o amministrative, di elevata professionalità. La retribuzione varia, in relazione ai compiti e alle responsabilità, da un minimo di circa 19 mila euro ad un massimo di 40 mila euro lordi annui.

Tendenze Occupazionali

Per la Segretaria di direzione le opportunità di lavoro sono sempre più subordinate ad una formazione aggiornata e al possesso di competenze di tipo gestionale.

Questa professione è tipicamente femminile (le donne sono più dell’80%) e resterà tale anche nel prossimo futuro.

Figure Professionali Prossime

Figure simili alla Segretaria di direzione sono la Segretaria commerciale e la Segretaria amministrativa.